Матрицу RACI используют в проектах по оптимизации процессов на предприятиях, в том числе участвующих в нацпроекте «Производительность труда». Например, для сбора информации и анализа выявленных ограничений процесса в работу нужно включать экспертов по каждому направлению. Организация взаимодействия такой команды лежит на руководителе проекта. И здесь для выстраивания коммуникаций и распределения ответственности между участниками рабочей группы понадобится матрица RACI.
Основная цель матрицы — сделать производственный процесс более прозрачным и выявить его узкие места.
Матрица позволяет найти и решить такие проблемы, как избыток проверяющих, временные потери, низкая вовлеченность сотрудников, плохая командная работа.
Сама матрица состоит из столбцов (людей) и строк (работы), на пересечении которых будет указан вид ответственности, за которым закреплен конкретный сотрудник. Название матрицы происходит от названия ролей ответственных в ней:
R — Responsible
Исполнитель — на нем лежит ответственность за выполнение поставленной задачи
A — Accountable
Утверждающий — перед ним производится отчет в полученном результате, имеются полномочия, как принимать, так и отвергать предложения, накладывать на них вето
C — Consulted
Консультант — ответственен за консультацию и согласование принимаемых решений, характеризуется двусторонней связью между подразделениями
I — Informed
Информируемый — ему поступает конечная информация о проделанной работе, характеризуется односторонней связью
Как построить матрицу RACI?
1. Определите и выпишите по вертикали задачи/промежуточные результаты проекта, шаги бизнес-процесса или другой набор действий, для которого вы хотите обозначить ответственных.
2. Определите и выпишите по горизонтали все роли или конкретных людей.
3. Проставьте «А» для каждой задачи — за кем будет последнее слово.
4. Проставьте «R» для каждой задачи — кто будет делать.
5. Посмотрите на остальные роли/людей и определите, с кем из них нужно будет консультироваться или держать в курсе происходящего, и проставьте соответствующие буквы.
Проводите распределение ролей в проекте вместе с командой!
Правильное использование RACI поможет достичь таких целей, как:
— повышение производительности за счет структурированной иерархической системы;
— снижение брака за счет выяснения нужных технических характеристик;
— увеличение производительности путем устранения дублирования и пересортицы на производстве;
— модернизированная организационная структура без лишних функциональных элементов;
— улучшение процесса планирования в связи с большим участием членов команды в результате строительства коммуникационных линий (консультирование и информирование).
Где будет полезна матрица RACI?
1. При управлении проектом. Самый правильный момент создания матрицы — на этапе планирования проекта.
2. При разработке нового или формализации существующего бизнес-процесса.
3. При создании нового продукта, когда процессов еще нет.
4. Когда надо строго разграничить, кто и за что отвечает и в чем участвует.
